68% من المشاركين علّلوا التأخير بعدم توفر معلومات محددة من شركات تزويد الحلول التقنية

بمتوسط يصل إلى 22 شهرا، سجّل القطاع العام أطول متوسط لدورة شراء المنتجات التقنية مقارنة بالصناعات الأخرى، وذلك وفقا لدراسة صادرة عن شركة جارتنر للأبحاث.

وفي الفترة ما بين نوفمبر إلى ديسمبر من العام 2021 الماضي، أجرت شركة جارتنر دراسة شملت 1120 مسؤولا تنفيذيا على مستوى العالم ممن يسهمون في تقييم أو اختيار الحلول التقنية، بما في ذلك 79 مشاركا من القطاع الحكوميّ، وذلك بهدف استيعاب منهجية تعامل المؤسسات الكبرى مع مشاريع واسعة النطاق لاقتناء الحلول التقنية.

وأشار ما يقرب من نصف المشاركين (48%) إلى ست حالات أو أكثر من التأخير المعتدل أو الكبير في إجراءات الشراء. وقد أدى الأثر التراكمي لعوامل التأخير مثل التغييرات في نطاق المشروع إلى تأخيرات إضافية بلغت حوالي سبعة أشهر في دورة شراء الحلول التقنية لدى القطاع الحكومي.

وقال دين لاتشيكا، نائب الرئيس للأبحاث لدى جارتنر: “إن اقتناء الحلول التقنية يجلب معه تحديات للقطاع الحكومي لا تظهر عادة في باقي الصناعات الأخرى. فكل حكومة تمتلك تشريعاتها الخاصة فيما يتعلق بسياسات الشراء، وضمنها أيضا تجد أن كل هيئة أو قسم تابع قد يعتمد تفسيرا خاصا. في حين إن الإخفاق في الامتثال لهذه القوانين قد يجلب عواقب غير محمودة، سواء من التشهير غير المرغوب به أو التعرّض للمقاضاة القانونية”.

فريق مشتريات القطاع الحكومي كبير ومعقّد

يتكوّن فريق المشتريات للقطاع الحكومي النموذجي 12 مشاركا، على الرغم من تفاوت مستويات المشاركين في هذه الإجراءات.

ويميل المسؤولون التنفيذيون في القطاع الحكومي إلى مشاركة أقل تفاعلا (41%) مقارنة بالمشاركة في القطاع الخاص (55%) عندما يتعلق الأمر بشراء الحلول التقنية، وذلك لتجنّب الارتباط بالعملية والابتعاد عن أية تأثيرات سياسية على المخرجات. هذا بدوره يحرّر المسؤولين الحكوميين من أية قيود عند مناقشة إجراءات عملية الشراء لا سيما في حال تعرضهم للمساءلة من قبل شركات تزويد هذه الحلول أو حتى وسائل الإعلام.

ومن المرجح أن تضمّ فرق المشتريات للقطاع الحكومي موظفين مسؤولين عن عمليات التشغيل (46%) مقارنة بغيرها من الصناعات، لا سيما ممن يتأثرون بقرار الشراء بصورة مباشرة، وممن يتولّون لعب دور الخبير في هذه الأعمال. وفي حين أن صلاحيات اتخاذ القرار عادة ما تكون لدى المسؤولين التنفيذيين في أو مسؤولين المؤسسة الحكومية، فإن هذه القرارات تستند عادة إلى نتائج التقييم والتوصيات الصادرة عن فرق الخبراء المعنيون.

أسباب عدّة تسهم في تأخيرات دورة الشراء

إن معظم العوامل التي ينتج عنها تأخيرات كبيرة في دورة شراء الحلول التقنية غالبا ما تنشأ قبل أن تبدأ إجراءات الشراء نفسها. وتتضمن هذه القائمة عدة عوامل منها وضع دراسة جدوى (74%)، وتغييرات في نطاق المشروع التي تتطلب مزيد من الدراسة والتقييم (76%)، والتوصل إلى اتفاق فيما يتعلّق بالميزانية المرصودة (75%).

ويقول لاتشيكا:” في حين أن دورة الشراء تكون طويلة في القطاع الحكومي، فإنه من الأهمية بمكان الانتباه إلى أن هذا الإطار الزمني غير محدد بعد. إذ من الممكن أن تتأخر العملية عن الجداول الزمنية الأولية وذلك نتيجة لعوامل ضمن أو خارج نطاق السيطرة، لا سيما في حال عدم وجود موعد نهائية مفروضة خارجيا”.

المعلومات الأفضل من شركات تزويد الحلول يمكن أن تساعد

أشار 68% من المشاركين من القطاع الحكومي في الدراسة إلى أن السبب في التأخير المعتدل إلى الكبير يرجع إلى قدم تمكنهم من الحصول على معلومات محدّدة أو تفاصيل متطلبات التنفيذ من قبل شركات تزويد الحلول.