أعلنت شركة زووم لاتصالات الفيديو إطلاق خدمة Zoom Docs الأولى من نوعها التي تعتمد على الذكاء الاصطناعي ابتداءً من اليوم. ويتم تشغيل خدمة Zoom Docs بواسطة Zoom AI Companion، المساعد الذي يعمل بالذكاء الاصطناعي الخاص بالشركة، والمتوفر بدون تكلفة إضافية، وذلك للمساعدة في تعزيز الإنتاجية والتعاون على Zoom Workplace.
وفي هذا الإطار، قالت سميتا هاشم، كبيرة مسؤولي المنتجات في شركة زووم: “Zoom Docs هو أول منتج من Zoom Workplace يتضمن الذكاء الاصطناعي التوليدي بشكل أساسي؛ فهو يحوّل المعلومات الواردة في اجتماعات Zoom إلى مستندات وقواعد معرفية قابلة للتطبيق، حتى تتمكّن فرق العمل من التركيز على إنجاز أعمال هادفة”. كما يمكن استخدام مستندات Zoom Docs من دون أي تكلفة إضافية مع تراخيص Zoom Workplace، مما يحقق قيمة أكبر لعملائنا. وبفضل توفير AI Companion في كل مرحلة من مراحل العمل، تم تصميم Zoom Docs لتمكين الأشخاص من “العمل بإيجابية” وإكسابهم المزيد من الوقت”.
Zoom Docs تحول أسلوب تعاون الفريق
تساعد ميزة Zoom Docs في مواجهة التحديات الصعبة التي تواجه القوى العاملة الحديثة، بما في ذلك الوقت المهدر في المهام المتكررة، والحمل الزائد للمعلومات، وتسهيل المواءمة بين الوظائف. ومن خلال استخدام برنامج Zoom AI Companion لتحويل النتائج الواردة في الاجتماعات إلى مستندات قابلة للتطبيق، يمكن لميزة Zoom Docs أن تحفز إنشاء المحتوى، وتلبية الاحتياجات الفردية والجماعية المختلفة بهدف تعزيز إنتاجية العاملين.
الإمكانات التي تعتمد على الذكاء الاصطناعي في Zoom Docs تدعم مستخدمي Zoom Workplace وتعزيز التعاون والفاعلية في العمل الجماعي، كما تحسّن الإنتاجية من خلال الحفاظ على تنظيم المعلومات، كما تحدّ من حالات العزل من خلال تمكين الفرق من التواصل ومشاركة المعلومات بشكل أكثر سلاسة. ويمكن استخدام ميزة Zoom Docs في الحالات التالية:
- التعاون في الاجتماعات: تعمل ميزة Zoom Docs على تبسيط التعاون في الاجتماعات مع AI Companion من خلال ترجمة محتوى الاجتماع إلى مستندات هادفة، وتجميع ملخصات ومستندات الاجتماعات، بالإضافة إلى سهولة التعديل المشترك على المستندات داخل الاجتماعات.
- مستندات الأعمال: سواء كنت تقوم بصياغة المحتوى أو مقترحات الأعمال أو التقارير، فإن AI Companion الخاص بميزة Zoom Docs تجعل إنشاء المحتوى، والمراجعة، والتلخيص والترجمة أكثر سهولة بالنسبة إلى فرق العمل العالمية.
- تخطيط المشاريع: قد يكون تخطيط المشاريع المعقدة أمرًا معقدًا وفوضويًا. يمكن أن يساعدك Zoom Docs من خلال نماذج مخصصة موفّرة للوقت لإعداد موجزات المشاريع وتتبعها، لمجموعة متنوعة من حالات الاستخدام مثل إطلاق المنتجات، والحملات التسويقية وإدارة الأحداث، وتجميع المواد المتعلقة بالمشروع، وتحسين نطاق الظهور عبر تتبع التقدم، والتحديثات المتعلقة بالحالة والجداول الزمنية.
- مركز المعلومات: مفيد لإنشاء قاعدة معرفية، وتأهيل الموظفين، وتتبع الأهداف، حيث يمكن للمستخدمين إنشاء مواقع ويكي قوية للحصول على مصدر واحد للمعلومات.
الإمكانات الإضافية التي تعتمد على الذكاء الاصطناعي بشكل أساسي تساعد الفرق لتقديم أداء أفضل
يستفيد Zoom Docs من قوة AI Companion من أجل تبسيط العمل وجمع المعلومات لتحقيق أفضل النتائج.
- يمكنك تحويل ملخصات اجتماعات AI Companion إلى مستندات قابلة للتعديل بسهولة، مما يوفر الوقت المستغرق في تدوين الملاحظات ونسخها يدوياً، وذلك في مستند مشترك باستخدام نماذج للاجتماعات الفردية، والمباشرة والاجتماعات الاحتياطية، وجلسات تبادل الأفكار، وتحديثات المشاريع، والمناقشات، والأسئلة والأجوبة، وتقييمات العملاء، وملاحظات المستخدمين، وغير ذلك الكثير.
- إنشاء محتوى يستند إلى نصوص اجتماعات AI Companion. استخدم الأوامر أو الاستعلامات المخصصة أو المحددة مسبقاً مع AI Companion لإنشاء المزيد من المحتوى ومراجعته.
- مراجعة وتلخيص المحتوى مثل المقالات، والخطط والمخططات التفصيلية، وتغيير اللهجة والأسلوب، والتقاط الأخطاء النحوية والإملائية، وترجمة المحتوى إلى تسع لغات (مع التخطيط لتوفير لغات إضافية) للفرق متعددة اللغات باستخدام AI Companion.
تحقيق أقصى قدر من الفعالية في الاجتماعات للوصول إلى نتائج أفضل
الاجتماعات هي محور عمل Zoom Workplace، وتعتمد ميزة Zoom Docs على هذه التجربة من خلال تعزيز التعاون قبل الاجتماعات وخلالها وما بعدها، مما يمكّن المستخدمين من الحفاظ على المزيد من الانسجام وتحقيق نتائج أفضل.
- بدء الاجتماعات وجدولتها منZoom Doc بهدف الاتصال والترابط مع الزملاء ولتسهيل سير العمل وتدفقه بوتيرة سريعة.
- تأسيس المستندات ومشاركتها والتعاون في تحريرها أثناء الاجتماعات، حيث يستطيع المشاركون في الاجتماع المتابعة عن قرب مع المقدم، والمشاركة في تحرير المستند والتعليق عليه بشكل فوري دون مغادرة المساحة الافتراضية للاجتماع. كما يمكن للمشاركين عبر الأجهزة المحمولة عرض المستند خلال الاجتماع من دون تسجيل الدخول.
- إنشاء مستند قابل للتحرير والمشاركة يحتوي على معلومات ذات صلة بالاجتماع مأخوذة من اجتماع بتنسيق قابل للتخصيص.
- تبسيط وتسهيل مشاركة الأذونات بغرض اختصار الوقت المخصص لمنح حق الوصول إلى المستندات عبر إعدادات الأذونات المجمعة للحاضرين في الاجتماع، والقدرة على منح حق وصول مؤقت للمشاركين في الاجتماع. وبإمكان المستخدمين أيضًا مشاركة Zoom Docs عبر قنوات الدردشة الجماعية (Team Chat) ومع الأفراد خلال محادثات محددة بشكل مباشر من Zoom Docs
- مشاركة المستندات على امتداد Zoom Workplace عبر Zoom Team Chat أو Zoom Mail أو دعوة الزملاء بغرض التعاون بشكل مباشر خلال الاجتماعات عبر المساحة الافتراضية ( Zoom Meetings ) لتبسيط عملية التحرير وتسهيلها.
إنجاز العمل في مكان واحد للحصول على نتائج أفضل
تكييف المستندات مع الاحتياجات الفردية والجماعية المختلفة بغرض الحفاظ على سلاسة التعاون وإبقاء المعلومات منظّمة.
- تخصيص المستندات عبر استعمال كتل المحتوى الخاص بالنصوص والجداول والصور والمخططات وغيرها، بغرض المساعدة في رفع مستوى الكفاءة وتقليل الخطوات اللازمة لإدارة المعلومات عبر تطبيقات متعددة. كما يمكن إضافة جداول بيانات لتأمين تعاون الفريق والتخطيط لتتبع مسار المهمات والمشاريع ويمكن أيضاً إضافة قوائم المراجعة والصور ومقاطع الفيديو وتعليقات الشرح والتوضيح من أجل جعل المستند أكثر جاذبية، واستخدم العرض الذي يمتدّ على أعمدة متعددة لكسب المزيد من المرونة في عملية تنظيم المحتوى.
- تضمين محتوى من مختلف أنحاء Zoom Workplace والمنصات الخارجية مثل Zoom Whiteboard وGoogle Drive وFigma وX وYouTube من أجل إتاحة الوصول إلى المعلومات مركزياً.
- التنظيم المستمر من خلال تجميع المستندات التي تُستعمل بوتيرة متكررة أو العمل سريعًا على انتقاء ما يلزم من المستندات بحسب المؤلف، لإتاحة الوصول السريع.
تحسين تعاون الفريق على النحو الأمثل
الحد من العزلة وإبقاء المتعاونين على اطلاع وتواصل وتنسيق.
- راقب باستمرار التقدّم المحقق عبر استعمال الجداول وقوائم المراجعة وأدوات التتبع المخصصة للأنشطة، وتواريخ الاستحقاق والتسليم، والحالة العامة، والمالكين المعينين، مع أساليب عرض مختلفة مثل لوحات عرض Kanban والرزنامات والمعارض.
- تنظيم مستندات الفريق في منصات مشتركة تعتمد على شبكة المعلومات الرقمية بغرض توفير مواقع مركزية للمعلومات المشتركة.
- تجميع جداول البيانات وانتقاء ما يلزم منها وفرزها والبحث فيها بغرض مشاهدة المعلومات بسهولة والتمكن سريعًا من تحديد موقع البيانات المطلوبة.
- الصياغة والتحرير بشكل متزامن مع ما يصل إلى 100 مستخدم عبر مستند Zoom واحد، والإشارة إلى الزملاء في الفريق في التعديلات والتعليقات.
- إضافة الأذونات وإزالتها وتغييرها لزملاء الفريق الداخليين والمستخدمين الخارجيين بغرض مشاركة محتويات المستند والتعاون في العمل عليها.
وقد تم تضمين Zoom Docs القائمة على الذكاء الاصطناعي (AI Companion) في جميع خطط Zoom Workplace المدفوعة. ويمكن للمشتركين في النسخة المجانية إنشاء ما يصل إلى 10 مستندات مشتركة، وعددًا غير محدود من المستندات الشخصية من دون (AI Companion)، ولكن بإمكانهم ترقية اشتراكهم إلى خطط Zoom Workplace Pro أو Business أو Enterprise للوصول إلى إمكانات الذكاء الاصطناعي عبر Zoom Workplace، بما في ذلك Zoom Docs. ويستطيع مالكو ومديرو الحسابات تمكين خدمة (AI Companion) أو تعطليها في خدمة Zoom Docs.
