استعرضت اليوم شركة إس إيه بي كونكر، وعلى لسان جواو كارفاليو، المدير التنفيذي لشركة “إس إيه بي كونكر” في منطقة جنوب أوروبا والشرق الأوسط وإفريقيا، مجموعة من المؤشرات التي تدل على أن الشركة بحاجة إلى أنظمة حديثة لإدارة عمليات السفر والنفقات المرتبطة بها، وأن الإجراءات اليدوية التقليدية لم تعد تفي بالغرض في هذا المجال.
وقد تشكل عبارة “هذا ما اعتدنا عليه دائماً” عائقاً في عالم الأعمال، إذ على الرغم من مساهمتها في المحافظة على الوضع الراهن لكنها تتسبب في حقيقة الأمر في عرقلة النمو. ومع استمرار تطور الأعمال، تصبح مرونة العمليات المالية عنصراً أساسياً، ولذلك فإن الطرق التقليدية القديمة لإدارة السفر والنفقات قد تؤدي إلى إبطاء عملية اتخاذ القرار، وتعرّض الشركات لمخاطر متعلقة بالامتثال مثل اللوائح الخاصة بضريبة القيمة المضافة والحوكمة المالية عبر الحدود.
وعلى الرغم من النجاح الذي حققته الإدارة اليدوية التقليدية للسفر والنفقات في الماضي، إلا أنه ومع تطور القوى العاملة والتكنولوجيا والسوق، فإنه يتوجب على العمليات أن تتطور كذلك. وفيما يلي أربعة مؤشرات تدل على أن النهج اليدويّ التقليدي لإدارة عمليات السفر لم يعد كافياً لاحتياجات الشركة:
- صعوبة تتبع نفقات السفر: غالباً ما يزيد عدد مسافري الأعمال والعملاء الدوليين الذين تتعامل معهم الشركات وذلك بالتزامن مع توسع أعمالها، ما يعني وجود المزيد من الموظفين الذين سيستخدمون هذه النفقات في العديد من المواقع والعملات والأطر التنظيمية.
ويمكن للتكاليف أن ترتفع بسرعة كبيرة وتتراوح من الإنفاق على مصروفات صغيرة وصولاً إلى تكاليف السفر الجوي وإيجار السيارات وأماكن الإقامة. ومع توسع فرق العمل فإن مهام تتبع النفقات وتوثيق المعاملات وضمان الامتثال تصبح أكثر تعقيداً هي الأخرى.
وأظهرت بيانات “إس إيه بي كونكر” أن 61% من مدراء الشؤون المالية يرون في التنبؤات غير الصحيحة التحدي الأكبر الذي يواجهونه عند إدارة التكاليف. وبدون إمكانية الاطلاع والتتبع الآني فقد يتجاوز الموظفون ميزانيات السفر المخصصة أو قد يخرجون عن دائرة الامتثال مع السياسات والأحكام المؤسسية.
وتوفر الحلول المتخصصة لإدارة السفر والنفقات اطلاعاً كاملاً على إنفاق الموظفين، كما تساعد سياسات الحجز الآلية في تطبيق القواعد المتعلقة بالإنفاق، وتلفت الانتباه إلى حالات عدم الامتثال، وتبسط الموافقات، وتقلل من عدم الكفاءة والمخاطر المالية.
- الموظفون يقضون وقتاً لا يملكونه: لا يقتصر استنزاف الإدارة غير الفعالة للسفر والنفقات على الميزانية فحسب بل يمتد كذلك ليشمل الوقت، إذ أن كل ساعة يقضيها الموظف في البحث عن أفضل عروض السفر أو إكمال تقارير النفقات الورقية تمثل وقتاً يمكن قضاؤه في أداء مهام استراتيجية عالية القيمة.
وتعد هذه الفجوة في الكفاءة مكلفة، إذ سواءً كان الموظفون يستعدون لاجتماعات المستثمرين أو يحضرون عروض العملاء أو استراتيجيات التوسع الإقليمي، فإنه ينبغي عليهم التركيز على نمو الأعمال عوضاً عن المهام اليدوية لإدارة السفر والنفقات.
وتوفر حلول السفر والنفقات الحديثة منصات حجوزات موحدة على مستوى المؤسسات ما يقلل من العبء الإداري. ويمكن للمستخدمين إجراء الحجوزات مباشرة من المزودين، والحصول على تفاصيل النفقات تلقائياً من أجل إعداد التقارير، والعثور على خيارات سفر متوافقة مع السياسات بما في ذلك مسارات السفر المسؤولة بيئياً، دون إهدار ساعات في البحث عبر الإنترنت.
- الافتقار إلى المصادر اللازمة لحماية الموظفين أثناء السفر: تعتبر سلامة الموظفين أمراً على قدر كبير من الأهمية، ولذلك يتوجب على الشركات في الحقبة الحالية التي تشهد توترات جيوسياسية وحوادث جوية متطرفة ومخاطر سفر متعلقة بالصحة ضمان حماية مسافريها.
وفي حال عدم المعرفة الجيدة بمواقيت السفر ومواقع الإقامة والتفاصيل الدقيقة والحساسة المتعلقة بالصحة والسلامة، فإن نظام إدارة السفر والنفقات الذي لديكم قد يعرض موظفيكم إلى المخاطر.
وتوفر حلول السفر والنفقات الحديثة مزايا سلامة متقدمة مثل الإشعارات الآنية حول الاضطرابات، ونتائج السلامة المحققة في المناطق المجاورة (والتي تأخذ بعين الاعتبار المخاطر الأمنية والتشريعات الوطنية ومصداقية البنى التحتية)، وأدوات التواصل المباشر في حالات الطوارئ. ويسهم وجود نظام آلي للسفر والنفقات في حصول المسافرين على الدعم وآخر التحديثات في الوقت المناسب بغض النظر عن أماكن تواجدهم.
- برامج السفر الخاصة بكم غير قابلة للقياس: يجب أن يحقق سفر الأعمال عائدات كبيرة على الاستثمار، ولكن كيف يمكنكم قياس النجاح في حال غياب البيانات الدقيقة؟
إن تتبع النفقات بدون وجود نظام حديث لإدارة السفر والنفقات يصبح أمراً شبه مستحيل. وتعاني العديد من الشركات من صعوبة تحديد ما إذا كانت ميزانيات السفر تُستخدم بكفاءة، وأي المزودين يقدمون أفضل قيمة، وما إذا كانت الأهداف المتعلقة بالاستدامة مثل تقليل انبعاثات غاز ثاني أكسيد الكربون تتحقق.
وتوفر الحلول الحديثة اطلاعاً آنياً حول سياسات السفر الخاصة بكم، كما يمكن للأدوات تسجيل بيانات النفقات تلقائياً من أجل مقارنة الميزانيات بالمصروفات الفعلية. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للمديرين تحديد الفنادق التي يمكن التفاوض معها على أسعار خاصة، ومعرفة من هم الأطراف الأعلى إنفاقاً في المؤسسات وما إذا كانوا يلتزمون بالسياسات، بالإضافة إلى إعداد تقارير دقيقة حول معايير الاستدامة مثل انبعاثات غاز ثاني أكسيد الكربون.
وتوفر التكنولوجيا المناسبة أفكاراً قابلة للتنفيذ واطلاعاً دقيقاً على كيفية استخدام برنامج السفر المؤسسي لديكم، ما يساعدكم على استطلاع فرص تحسين جودة حياة الموظفين وتعزيز قيمة الأعمال. وقد أصبحت الشركات مع تبني التحول الرقمي وتحسين العمليات المالية، بحاجة إلى حلول تعزز الكفاءة والامتثال وجودة حياة الموظفين. وفي حال كانت مؤسستكم لا تزال تعتمد على إجراءات قديمة للسفر والنفقات، فقد حان الوقت لاتباع نهج ذكي يسهم في تبسيط العمليات وضمان الامتثال ويدعم اتخاذ قرارات أكثر ذكاءً لسفر الأعمال.
