في إطار التحول الرقمي الذي تشهده المملكة العربية السعودية، أصبح التسجيل في نظام الفاتورة الإلكترونية خطوة أساسية لكل منشأة خاضعة لضريبة القيمة المضافة. يهدف هذا

النظام إلى تعزيز الشفافية، مكافحة التستر الضريبي، وتسهيل الإجراءات المحاسبية.

ما هي الفاتورة الإلكترونية؟

الفاتورة الإلكترونية هي مستند رقمي يُصدر ويُحفظ إلكترونيًا عبر نظام متكامل يربط بين المورد والمشتري وهيئة الزكاة والضريبة والجمارك. تُعد هذه الفاتورة بديلًا للفواتير الورقية التقليدية، وتتميز بأنها تحتوي على توقيع إلكتروني، رمز QR، ورقم تعريف فريد (UUID) لضمان الأمان والمصداقية.

مراحل تطبيق نظام الفاتورة الإلكترونية

تم تنفيذ النظام على مرحلتين:

• المرحلة الأولى: تتطلب إصدار وحفظ الفواتير إلكترونيًا عبر نظام متوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.

• المرحلة الثانية: تُلزم المنشآت بربط أنظمتها المحاسبية بمنصة “فاتورة” التابعة للهيئة لإرسال الفواتير في الوقت الفعلي والتحقق منها إلكترونيًا.

خطوات التسجيل في نظام الفاتورة الإلكترونية

1. الدخول إلى منصة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك: ابدأ بزيارة الموقع الرسمي للهيئة.

2. الوصول إلى قسم الفوترة الإلكترونية: من القائمة الرئيسية، اختر “الفوترة الإلكترونية” ثم “منصة فاتورة”.

3. تسجيل الدخول: استخدم بيانات الدخول الخاصة بك للوصول إلى حسابك.

4. إعداد النظام: قم بتهيئة نظام الفوترة الإلكتروني الخاص بك ليتوافق مع متطلبات الهيئة.

5. ربط النظام بمنصة فاتورة: اتبع التعليمات لربط نظامك المحاسبي بمنصة “فاتورة” لضمان إرسال الفواتير بشكل صحيح.

المستندات المطلوبة للتسجيل

• صورة من البطاقة الضريبية.

• صورة من شهادة التسجيل في ضريبة القيمة المضافة.

• خطاب تفويض للممثل المفوض مع صورة من هويته.

• بيانات السجل التجاري ورقم ضريبة القيمة المضافة.

• تفاصيل النظام المحاسبي المستخدم.

• بيانات الاتصال الرسمية للمنشأة.

متطلبات النظام الإلكتروني للفوترة

يجب أن يكون نظام الفوترة الإلكتروني المستخدم:

• متوافقًا مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.

• قادرًا على إصدار الفواتير بصيغة XML أو PDF/A-3 مع تضمين ملف XML.

• مزودًا بواجهة برمجة تطبيقات (API) لربط النظام بمنصة “فاتورة”.

• يحتوي على توقيع إلكتروني ورمز QR لكل فاتورة.

• يضمن حفظ الفواتير لمدة لا تقل عن 7 سنوات.

فوائد التسجيل في نظام الفاتورة الإلكترونية

• تعزيز الكفاءة: يُسهم النظام في تسريع عمليات الفوترة وتقليل الأخطاء البشرية.

• الامتثال الضريبي: يضمن التوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك وتجنب العقوبات.

• الشفافية: يساعد في مكافحة التستر الضريبي وتحسين بيئة الأعمال.

• التحول الرقمي: يدعم رؤية المملكة 2030 في التحول الرقمي الكامل.

المتطلبات التقنية لتفعيل الفاتورة الإلكترونية

تحتاج المنشآت إلى التأكد من توفر الأدوات التقنية المناسبة التي تتيح لها التفاعل مع النظام، مثل البرمجيات المحاسبية المتوافقة مع الفاتورة الإلكترونية.

الخطوات التالية بعد التسجيل

بعد إتمام عملية التسجيل والربط بمنصة “فاتورة”، يجب على المنشأة:

• تدريب الموظفين: توفير التدريب اللازم للموظفين المعنيين باستخدام النظام الجديد.

• مراقبة الأداء: متابعة أداء النظام والتأكد من إصدار الفواتير بشكل صحيح

• التحديث المستمر: البقاء على اطلاع بالتحديثات واللوائح الجديدة الصادرة عن هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.