تعتبر المسئولية القانونية الناشئة عن ممارسات التوظيف مصدر قلق متزايد لأصحاب العمل، وذلك لأنه يمكن أن يتحملوا المسئولية عن القرارات التي يتخذونها فيما يتعلق بالموظفينوكذلك الإجراءات التي يتبعونها ونوعية بيئة العمل المقدمة.
ويمكننا تعريف ممارسات التوظيف بأنها جميع الإجراءات والعمليات المتعلقة ببيئة العمل بدءً بعملية التوظيف وحتى إنهاء العمل وحتى بعد توقف التوظيف. ويحبذأن تقوم المنظمات باتخاذ كل الخطوات الممكنة بشكل معقول لضمان امتثال جميع ممارسات التوظيف الخاصة بها لجميع اللوائح المتعلقة بالتوظيف في نطاق اختصاصها القضائي حيث انه عندما تفشل المنظمات في الالتزام بهذه اللوائح حينئذ تنشأ شكاوى أو دعاوى قضائية، وعلي سبيل المثال انهاء العمل غير مشروع و قضايا تمييز والتشهير وعدم الالتزام لقوانين حماية البيانات بمكان العمل.
وهنا يأتي دور تأمين مسئولية ممارسات التوظيف والذي صُمم لتعويض كل من المنظمة وموظفيها (بما في ذلك أعضاء مجلس الإدارة والمسئولين) ضدالمخاطر المالية الناتجة عن المطالبات المصنفة على مستوى التوظيفومطالبات التظلم الشخصية المقدمة من الموظفين الحاليين أو المحتملين أو السابقينضد الأطراف المؤمن عليها وتكاليف الدفاع المرتبطة بها وقد اسُترشد بالسوق الامريكي لما له من خبرة.
أهمية التغطية
هناك العديد من الحالاتفي بيئة العمل اليوميكون فيها تأمين مسئولية ممارسات التوظيف مطلوبًا. تبدأ المخاطر المتعلقة بالتوظيف في اللحظة التي يدخل فيها المتقدم للوظيفة إلى الشركة أو حتي يزور قسم “الوظائف” على موقع الويب الخاص بالشركة.
يحمي تأمين مسئولية ممارسات التوظيف الأشخاص المؤمن عليهم من مجموعة واسعة من المطالبات المتعلقة بالتوظيف :-
- بشكل عام تغطي تكاليف الدفاع عن الشركة ضد الدعاوى القضائية والتسويات والأحكام الناجمة عن ممارسات التوظيف السيئة. وطالما أن الفعل الذي تم ارتكابه ليس غير قانوني فأنه سيتم تغطية التكاليف القانونية .
- تغطية الرسوم والنفقات و التعويضات بما في ذلك الأضرار الناشئة عن أفعال التوظيف غير المشروعة المزعومة أو الفعلية.
- تغطية مطالبات مسئولية الطرف الثالث.
المخاطر التي تندرج تحتمسئولية ممارسات التوظيف
لا تقتصر المسئولية علي الموظفين الحالين بالشركة فقطوإنما أيضا الموظفين الجدد يشكلون خطراً على مكان العمل ويجب تدريب كلا منهما على أدلة العمل والسياسات الخاصة بالمؤسسة.
كمايمكن للدعاوى القضائية المتعلقة بممارسات التوظيف أن تدمر سمعة الشركة بالإضافة الي خسائر تكبد الشركةتعويضات جسيمة كما انه يمكن للشركات الصغيرة والمتوسطة أن تدفع متوسط 160 ألف دولار لتسوية هذا النوع من الدعاوى القضائية وهنا تكمن أهمية تغطية مسئولية ممارسات التوظيف.
فيما يلي نلقي نظرة أكثر تفصيلاً على أنواع مطالبات تأمين ممارسات التوظيف:
- التمييزDiscrimination: هناك العديد من أنواع التمييز التي يمكن أن تحدث في العمل؛ التمييز على أساس العرق والدين والنوع والإعاقة والعمر وعدم المساواة في الأجر والحمل والسن وغير ذلك. فعلي سبيل المثال مطالبات التمييز على أساس السن زادت مؤخراً بشكل كبير مع تقدم القوى العاملة في السن في أمريكا ومن الأمثلة الأخرى يجب استيعاب الموظفات الحوامل والسماح لهن بالعمل طالما أنهن قادرات على أداء واجباتهنوذلك وفقًا لقانون التمييز على أساس الحمل (الامريكي). ووفقا للجنة تكافؤ فرص العمل بأمريكا فأن الشكل (1) يقسم شكاوي التمييز بالعمل وفقاً للسبب:
- الفصل غير المشروع للموظفWrongful Termination:يعتقد الموظفون أنهم تم فصلهم بشكل غير قانوني في مطالبة الإنهاء غير المشروع من قبل صاحب العمل وهذا يعني أنهم فقدوا وظائفهم لأسباب لا علاقة لها بأدائهم. يجب على أصحاب العمل التأكد من عدم حدوث خرق لعقد العمل عند إنهاء خدمة الموظفين حيث ان مثل هذه التعويضات يستغرق فترات طويلة ومكلفة بغض النظر عن النتيجة.
- التحقيق غير القانوني في تاريخ الموظفIllegal Background Check: هناك معايير يجب احترامها من قبل أصحاب العمل أو موظفي الموارد البشرية الذين يقومون بإجراءات فحص الموظفين. إذا لم تحصل الشركة على موافقة كتابية للتحقق من التقرير الائتماني للموظف المحتمل أو الخلفية الجنائية فمن الممكن رفع دعوى قضائية ضد الشركة.
- الحرمان من الفرص الوظيفيةDeprivation of Career Opportunity: يحدث هذا عندما يدّعي الموظف أنه لم يحصل علي المنصب الذي كان مؤهلاً له. قد تنشأ المطالبات أيضًا عندما يفشل صاحب العمل في توفير الموارد التي من شأنها تعزيز الحياة المهنية للموظف. على سبيل المثال، لا يُسمح لهم بالحصول على تدريب إضافي.
- الممارسات الانتقاميةRetaliation :-وتعني تعرض الموظف للمضايقة أو التمييز ضده كرد فعل سلبي بسبب افصاحه عن سوء سلوك أو ممارسات ضدحقه القانوني. غالبًا ما ترتبط المطالبات بتخفيضات الأجور أو تخفيض الدرجة الوظيفية التي لا علاقة لها بالأداء العام للموظف.
- ترقيات العملFailure to Promote: في حين أن هناك بالتأكيد العديد من أنواع المطالبات المختلفة المتعلقة بالفشل في الترقية، فإن الاتجاهات الحديثة تظهر أن العديد من هذه الأنواع من المطالبات مرتبطة بالتمييز على أساس الإعاقة الجسدية مثل الصمم أو العمى. وتكون هذه النوعية من المطالبات في التوظيف متشابهة وشائعة جدًا.
- التشهيرDefamation: في دعاوى التشهير، يتهم أصحاب العمل بالإدلاء ببيانات كاذبة تضر بسمعة الموظف في العمل بطريقة ما.
- سوء إدارة استحقاقات الموظفينMismanagement of employee benefits: يمكن للموظفين أيضًا رفع دعوى قضائية إذا تم ارتكاب أخطاء في منح المزايا الخاصة بهممثل خطط التقاعد وبرامج الرعاية الصحية.
- التقييم غير العادلNegligent evaluation: يعتقد الموظف أن أدائه قد تم تقييمه بشكل غير عادل وأن التقييم السلبي لا يعكس جودة الأداء الفعلي للموظف.
- انتهاك الخصوصيةInvasion of privacy: يعتقد الموظفون أن حقوقهم يتم انتهاكها من خلال أدوات المراقبة المختلفة داخل المكتب مثل برامج الكمبيوتر التي تراقب تصرفات الموظفين والكاميرات الأمنية في جميع أنحاء المكتب. هذه الأنواع من المطالبات آخذة في الارتفاع أيضًا وأصبحت شائعة جدًا.
- إلحاق الضرر النفسيInfliction of mental or emotional distress: يحدث التسبب المتعمد للاضطراب النفسي عندما يتسبب صاحب العمل عمدًا في التسبب في ضرر نفسي للموظفين عن طريق نوع من السلوك غير المناسب لمكان العمل.
الأطراف المشمولة بالتغطية
- الشركةوجميع الموظفين بما في ذلك المديرين والمسئولين والعمال المؤقتين
- المديرين الخارجيين
- التغطية التلقائية للشركات التابعة الجديدة
خسائر مسثناه في تغطية الوثيقة:
- العقوبات والتعويضات الجزائية
- الغرامات الجنائية والمدنية
- الأجور التي كان ينبغي علي الشركة دفعها
- المسئولية عن أفعال صاحب العمل المتعمدة
- الدعاوى المتعلقة بإعانات البطالة
- مدفوعات نهاية الخدمة
العوامل التي تؤثر علي تسعير التغطية
- حجم الشركة
- إجراءات الموارد البشرية
- سجل المطالبات
- نسبة التحمل بالوثيقة
- شروط الوثيقة
متطلبات الأهلية للحصول علي التغطية
عادةً تواجه الشركات صعوبة في الحصول علي تأمينمسئولية ممارسات التوظيف وذلك بسبب اهمال الاستثمار في قطاع الموارد البشرية في الشركة في الأمور الرئيسية.
ولكن معظم الشركات مؤهلة للحصول على تأمين مسئولية ممارسات التوظيف، حيث ان أحد المتطلبات الرئيسية لضمان أهلية الشركة للحصول علي الوثيقة هو وجود سياسة متعمقة للموارد البشرية وإدارة العاملين بالشركة ووجود برامج لمكافحة التمييز الذي يعد احد اكبر أسباب المطالبات في هذه الوثيقة مع ضمان عمل مراجعة متكررة لدليل الموظفين.
هل المطالبات المقدمة تكون علي أساس وقوع الحادث ام المطالبة Claims-Made vs. Occurrence base Policies
عندما يتعلق الأمر بالتأمين ضد مسئولية ممارسات التوظيف، فإن الكثير من الناس يختلط عليهم الامر بشأن ما اذا كانت تقدم المطالبات علي أساس وقت وقوع الحدث ام وقت تقديم المطالبة . يتعلق الفرق كله بالتوقيت وما يسمى بمحفز التغطية وما يجب أن يحدث حتى تستجيب الوثيقة ومتى يجب أن يحدث.
والفرق الرئيسي هو فترة الوثيقة التي يتم دفع المطالبة فيها في حالة حدوث المطالبة. لنلقي نظرة على مثال، بفرض أن هناك عملاً غير مشروع وقع في عام 2004، ولم يتم الابلاغ عن المطالبة إلا في عام 2018، إذا:
- شركة “أ” علي أساس الحدث :- سيتم دفع المطالبة بموجب وثيقة 2004 – مع حدود وتحملات وثيقة 2004.
- شركة “ب” علي أساس المطالبة :- سيتم دفع المطالبة بموجب وثيقة 2018 – مع حدود وتحملات وثيقة 2018.
معظم وثائق التأمين مسئولية ممارسات العمل تكون علي أساس تقديم المطالبات خلال فترة سريان الوثيقة وليسموعد وقوع الحادث ،كما هو الحال بالنسبة لمعظم وثائق المسئوليات
إمكانية تحسين البيئة التنظيمية للعمل بالشركة لتقليلالمخاطر الناتجة عن المسئولية عن ممارسات التوطيف
ان المطالبات الناتجة من مسئولية ممارسات التوظيف في تزايد مضطرد حيث ارتفع عدد الدعاوى القضائية التي رُفعت بنسبة مذهلة بلغت 400% في العقدين الماضيين .
ومن ثم يجب على أصحاب العمل أن يكونوا علي أهبة الاستعداد لموجهة تلك التحديات حيث يعد الحصول على تغطية مسئولية ممارسات التوظيف الصحيحة خطوة هامة ذلك بالإضافة الي بعض الإجراءات الاخري مثل:-
- المعالجة الاستباقية:- معالجة عوامل خطر المسئولية المتعلقة بممارسات التوظيف المحتملة بشكل استباقي، حيث يعد تمكين قسم الموارد البشرية من التعامل مع المشكلات المحتملة بشكل مناسب خطوة حاسمة في مكافحة مطالبات مسئولية ممارسات التوظيف. ومن الضروري أيضًا التأكيد على البروتوكولات والإجراءات الداخلية لتوظيف وفصل الموظفين وقوانين العمل بالدولة.
- إنشاء خطة شاملة لإدارة المخاطر: و علي سبيل المثال لا الحصر:
- i. توفير التدريب اللازمة للموطفين عن قوانين العمل والامتثال بها.
- ii. الاستثمار الجيد في قسم الموارد البشرية.
iii. تشكيل نماذج ولوائح داخلية للتوظيف والفصل.
- إنشاء وتطويردليل الموظفين بشكل دائم:- مراجعة دليل الموظفين وسياسات الشركة سنويًا وأثناء تأهيل الموظفين الجدد.
وعند تطوير دليل الموظفين يجب ان يوائم الدليل تغيرات القوانين ذات الصلة مع الاهتمام بوضع آلية لتقديم الشكاوي، ومن هنا يفضل الحصول علي استشارات قانونية خلال اعداده.
تحديات تأمين مسئولية ممارسات التوظيف من منظور شركات التأمين
يمكن أن تكون المطالبات معقدة وتتطور بشكل غير متوقعبالإضافة الي صعوبة تحديدها كمياً وعندما تتعرض إحدى المؤسسات لحدث ضرر في الممتلكات، على سبيل المثال، حادث الحريق لا يستغرق الأمر وقتًا طويلاً لتحديد السبب ومدى الضرر وحجم الخسارة، ولكن علي الجانب الاخر يكون الوضع أكثر تعقيدًا عندما يتلقى المؤمن لهشكوي كتابية ناشئة عن ممارسة توظيف غير مشروعة.
فحينئذ يجب التحقيق في الادعاء وإثباته ويلزم وجود ايضا دعوى قضائية أو حكم قضائيوفي بعض الأحيان قد تظهر ادعاءات إضافية. وخلال النظر في الدعوة قد تشجع مطالبة واحدة علي التمييز الآخرين على التقدم بشكاوي مماثلة وما بدء في البداية صغيرًا ويمكن التحكم فيه قد يتبين أنه أكبر بكثيرويصبح الدفاع عنه مكلفًا للغاية.
كما يمكن أن تنطوي المطالبات على مخاطر تتعلق بالسمعةبعيدًا عن الآثار المالية المباشرة، ويتمثل في الضرر طويل المدى الذي يلحق بالسمعة والذي يجب أخذه في الاعتبار. في عصر وسائل التواصل الاجتماعي يمكن أن تنتشر أخبار الدعوى القضائية بسرعة مما يؤدي إلى دعاية سلبية ويكون حينها يكون التأثير المالي المباشر ليس هو الاساس بل منع انتشار الدعوي القضائية ضد المؤمن عليه وشركته.
رأي الاتحاد
وقد رأي الاتحاد المصري للتأمين الاهميةالبالغة لتغطية المسئولية الناتجة عن ممارسات التوظيفووجوب التوعية بوجود تغطية مماثلة والتي تختلف جوهرياً عن تأمين مسؤولية صاحب العمل حيث يغطي تأمين مسؤولية رب العمل مطالبات الموظفين بسبب إصابة أو مرض مرتبط بالعمل.
ويأتي هذا في ضوء حرص الاتحاد المصري للتأمين الدائم علي تقديم اهم المستجدات اسواق التأمين العالمية الي سوق التأمين المصري.
