بقلم غيرهارد هارتمان، نائب رئيس قطاع الأعمال المتوسطة لدى سايج في منطقة أفريقيا والشرق الأوسط
لا تزال شركات صغيرة ومتوسطة عديدة تستخدم مجموعة من حلول الأعمال المستقلة المطبقة في مكان العمل للمحاسبة وكشوف الرواتب والموارد البشرية. ورغم أن تلك الأنظمة أدت المهمة المطلوبة لسنوات عديدة، قد يوفر الانتقال إلى حل متكامل وحديث وشامل للشركات الصغيرة والمتوسطة رؤية ومرونة وكفاءة أكبر في إدارة الشؤون المالية والعمليات والأفراد.
لكن تربط بعض الشركات الصغيرة والمتوسطة حلول الأعمال الشاملة بأنظمة تخطيط موارد المؤسسة المعقدة والمكلفة في الماضي. ورغم أن تلك الأنظمة أوفت بوعد تقديم رؤية شاملة للعمليات التجارية والمعلومات، كان بعضها معقداً من حيث التنفيذ والاستخدام.
في ظل المنصات الموجودة اليوم، يمكن للشركات الصغيرة والمتوسطة جني فوائد دمج البرامج ميسورة التكلفة، والأبسط من حيث التنفيذ، وسهلة الاستخدام، والأسرع من حيث التطبيق. وتسهّل الحلول المستندة إلى السحابة، على وجه الخصوص، وصول الشركات الصغيرة والمتوسطة إلى فوائد الحلول الشاملة دون تعقيدات أو تكاليف باهظة.
يمكن للشركات الصغيرة والمتوسطة اختيار حل موحد ومتكامل للمحاسبة وكشوف الرواتب والموارد البشرية يوفر نظرة واحدة للشركة بشكل بدعم التخطيط ومعالجة احتياجات القوى العاملة الرقمية المتغيرة باستمرار. أو يمكنهم اختيار أفضل نظام مالي في فئته كقاعدة ثم دمجه بسهولة في برامج يقدمها مورد مستقل عبر واجهات برمجة التطبيقات.
تبسيط العمليات اليدوية
تُعتبر فوائد الانتقال إلى بيئة متكاملة متعددة. قد يساعد تنفيذ حل متكامل للمحاسبة وكشوف الرواتب والموارد البشرية الشركات على تبسيط العمليات اليدوية المملة، مثل تجميع بيانات الموظفين عبر أنظمة متعددة وسحب بيانات المعاملات من كشوف الرواتب إلى نظام المحاسبة.
يوفر الحل الشامل، المزود بقاعدة بيانات موحدة للموارد البشرية وكشوف الرواتب والتكامل الدقيق مع البيانات المالية، أساساً لأتمتة الأنشطة المتكررة منخفضة القيمة. عند إضافة تغيير إلى نموذج الموارد البشرية، يتم تحديث البيانات تلقائياً عبر القوائم المالية وكشوف الرواتب، والعكس صحيح. يقلص ذلك نطاق الخطأ البشري ويضمن وجود رؤية متسقة ودقيقة وشاملة لبيانات الشركة.
كما يساعد الحل على التعاون بين كل أقسام الشركة، ويدعم الشركات الصغيرة والمتوسطة برؤى تجارية متينة. ستتمكن فرق المحاسبة وكشوف الرواتب والموارد البشرية من صياغة تقارير وتحليلات دون الحاجة إلى استيراد البيانات من الأنظمة الأخرى وتنقيتها. يعني ذلك أن كل فرد في الشركة سيعمل ويتخذ قراراته بناءً على نفس الرؤية المباشرة للمعاملات والموظفين، مما يعزز قدرتهم على اتخاذ قرارات تعتمد على البيانات.
الوصول إلى رؤى أكثر ثراءً للأعمال
إضافة إلى تسهيل إعداد التقارير بصورة أفضل، تعمل الحلول المتكاملة على تسهيل الامتثال. وفي ظل عمل مديري الموارد البشرية والشؤون المالية انطلاقاً من نفس البيانات، يمكن للشركات تقليل الأخطاء دون تضييع الوقت على إجراء تصحيحات يدوية للبيانات أو تجميعها أو استيرادها.
وبالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة التي تسعى للتحول إلى شركات مبتكرة، قد يحقق التكامل بين أنظمة كشوف الرواتب والموارد البشرية تجارب خدمة ذاتية تدعم القوى العاملة. إذ يمكن للموظفين استخدام الخدمة الذاتية على الهواتف المحمولة أو أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم لمراجعة المعلومات وتحديثها والوصول إلى كشوف الرواتب والتقدم بطلبات الإجازات وغير ذلك الكثير.
تتشابك المحاسبة وكشوف الرواتب والموارد البشرية والعمليات بشكل وثيق، حيث يمكن للشركات الاستفادة من استخدام الحلول الشاملة التي توفر نظرة على جميع أقسام أعمالها. وعبر اعتماد حل متكامل قائم على السحابة، يمكن للشركات الصغيرة والمتوسطة الوصول إلى مصدر واحد للحقيقة، وعمليات تجارية مبسطة، ويمكنها تنمية أعمالها بناءً على منصة قابلة للتطوير.
