بقلم يولاندي إسترهويزن، ممارس ومدير ضرائب مسجل في قسم امتثال المنتجات لدى سايج أفريقيا والشرق الأوسط

تكافح الشركات الصغيرة والمتوسطة ذات العمليات البسيطة والفرق الصغيرة لإتمام عمليات إدارة كشوف الرواتب التي تستغرق وقتًا طويلاً في مجتمع سريع الحركة ومتحول رقميًا. فقد تكون عواقب الخطأ في إتمامها خطيرة.

وإذا أحاط أصحاب الشركات الصغيرة بالأساسيات منذ البداية، فقد تكون إدارة كشوف الرواتب بدقة أمرًا بسيطًا نسبيًا. وفيما يلي تسع نصائح لإدارة كشوف الرواتب بطريقة فعالة لا تشتت انتباهك عن عملك الأساسي.

1. إنشاء تقويم الرواتب

إن إنشاء تقويم سنوي لكشوف الرواتب في بداية العام سيسهل عليك البقاء منظمًا ويساعدك بشكل أكبر على الالتزام بالمواعيد النهائية المهمة. ويجب أن يشير تقويم كشوف الرواتب إلى التواريخ المهمة مثل تواريخ دفع الرواتب الأسبوعية والشهرية وتواريخ الاستحقاق لسجلات الدوام والفواتير والمواعيد النهائية للمدفوعات والتقارير ذات الصلة.

2. الفصل بين المهام

يؤدي تكليف أشخاص مختلفين بمسؤوليات مختلفة في كشوف المرتبات أو اتباع نظام موافقة متدرج إلى تقليل الأخطاء ومخاطر الاحتيال في كشوف الرواتب. ومن الناحية المثالية، يجب أن يكون العديد من الموظفين مسؤولين عن رصد بيانات كشوف الرواتب، وإضافة الموظفين وإزالتهم، والتحقق من دفع الرواتب والتوقيع على كشوف الرواتب. ومن شأن هذا أن يمنحك وضوحاً في المساءلة وتتبع التدقيق. كما يعني أيضًا الحد من وقوع الأخطاء.

3. الاستثمار في البرمجيات الآلية

بفضل التكنولوجيا السحابية المتاحة اليوم بأسعار معقولة، يمكن لأي شركة تحمل تكلفة برامج كشوف الرواتب من أجل أتمتة الأنشطة المتكررة منخفضة القيمة. وتعمل برامج كشوف الرواتب على تبسيط تقارير الامتثال، فهي توفر على فريق كشوف الرواتب العديد من ساعات العمل كل شهر، وتقلل من مخاطر الاحتيال وتزيل معظم الأخطاء البشرية في تسجيل البيانات وحسابها.

4. المواظبة على تحديث سجلات الموظفين

يتحمل أرباب العمل مسؤولية ضمان دقة السجلات الشخصية للموظفين وحداثتها. ويتضمن ذلك بيانات عدة مثل معلومات الاتصال والعنوان والتفاصيل المصرفية وزيادة الرواتب والترقيات وطلبات الحصول على إجازة الأمومة.

5. أخذ الخدمة الذاتية للموظفين بعين الاعتبار

يمكن لأدوات الخدمة الذاتية للموظفين توفير الكثير من الوقت لفريق كشوف الرواتب. إذ يمكنك السماح للموظفين باسترداد كشوف الرواتب، والتقدم بطلب للحصول على إجازة، وتحديث التفاصيل الشخصية، وتقديم مطالبات بالنفقات والمزيد عبر الانترنت أو تطبيق الهاتف المحمول. وبذلك يتمكن قسم كشوف الرواتب من توفير عدة ساعات شهريًا يتم قضاؤها حاليًا في تحديث السجلات يدويًا أو معالجة الطلبات المقدمة من الموظفين أو المديرين. وبالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة التي تسعى إلى أن تصبح شركات أفراد مبتكرين، تعد الخدمة الذاتية أيضًا طريقة رائعة لتحسين تجربة الموظف.

6. تثقيف الموظفين

يلعب موظفوك دورًا مهمًا في مساعدة الشركة على الامتثال من خلال الاحتفاظ بسجلات دقيقة للمصروفات والعمل الإضافي. ويمكنك مساعدتهم من خلال وضع السياسات والإجراءات التي تسهم في توثيق النفقات والعمل الإضافي بشكل صحيح.

7. المسارعة في البدء

يعد التخلص من متاعب إدارة كشوف الرواتب إحدى طرق تحسين حياة مالكي الشركات الصغيرة والمتوسطة وموظفيها. ويكون أفضل وقت لبدء تنفيذ أنظمة وعمليات فعالة لكشوف الرواتب هو عند تعيين أول موظف لديك؛ أما ثاني أفضل وقت فهو الآن. إذ إن اتباع حلّ يواكب شركتك في النمو سيوفر لها مزيدًا من الرؤية والمرونة والكفاءة في إدارة الشؤون المالية والعمليات والأفراد.