بقلم نكولوليكو نومبيكا، مدير العمليات التجارية لمنطقة أفريقيا والشرق الأوسط وأستراليا والمحيط الهادئ لدى سايج
ربما شعرت سابقاً بحالة التركيز العالي، إما خلال ممارسة رياضة الركض أو العمل على قطعة فنية أو الانغماس في تحليل جدول بيانات مثلاً. تبلغ في تلك الحالة مرحلة التدفق وتدرك ذلك فقط عندما تفقد إحساسك بالوقت. وتصبح المهمات الصعبة سهلة، إذ يصل أداؤك إلى أفضل ما يمكنك تقديمه، وكل إجراء وقرار ينبثق بسلاسة عن الأخير.
يمكن لشركتك أيضاً الوصول إلى ذلك التدفق، كحالة يتمتع فيها فريقك بالتمكين اللازم لبلوغ ذروة أدائه، وتستفيد شركتك من زيادة الإنتاج والجودة. يظهر التدفق الجيد للأعمال قدرة الشركة على تقديم قيمة لعملائها باستمرار وثبات. وينقطع ذلك التدفق عندما يبدو الجميع مشغولين، لكن لا يُنجز أي أمر يُذكر.
ويثمر بناء فريق موهوب يتعاون بشكل فعال عن تدفق الأعمال. لكن حتى إذا وظفت شركتك الأفضل فقط، قد تخلق العوائق القلق والإحباط في فرقك، ويشمل ذلك، مثلاً، العمليات اليدوية والأنظمة المفككة وتعدد مصادر البيانات. سيسهّل اعتماد عمليات سليمة وضمان تدفق البيانات بشكل صحيح انسيابية الفريق والارتقاء بالأداء إلى المستوى التالي.
تدفق العمليات
يشكّل تبسيط العمليات وأتمتتها ضمن شركتك أحد أفضل سبل تحقيق التدفق. باستخدام تكنولوجيا الحوسبة السحابية، يمكنك ربط الأشخاص ببعضهم البعض وبعملهم لإنجاز المهام بشكل أسرع. تزيل أتمتة عمليات الشركة العمليات اليدوية والمتكررة وتتيح وقتاً لموظفيك يمكنهم خلاله العمل على مهام ذات قيمة أعلى.
مثلاً، بدلاً من إرسال فريقك لرسائل البريد الإلكتروني ذهاباً وإياباً أو الاضطرار إلى المتابعة مع مديريهم للحصول على الموافقات، تضبط أتمتة عمليات الشركة المستندات والموافقات عبر تدفق للعمل، وتخطِر وتذكّر الأشخاص عند ضرورة تدخلهم. تلتقط حلول الحوسبة السحابية كل إجراء وتتبعه، وتوفر بيانات قيّمة وقابلة للتدقيق يمكنك استخدامها لتحديد المشكلات واتخاذ قرارات مبنية على الحقائق في أي وقت ومكان.
كما يؤدي دمج العمليات إلى تحسين إنتاجية الفريق إلى أبعد حد، ويسمح لهم بالتركيز على المهام الأكثر أهمية، وتمكين الشركة بأكملها من التدفق إلى الأمام بسلاسة.
تدفق البيانات
يمكن لتدفق المعلومات المنظم جيداً تقليل التكاليف، وتحسين خدمة العملاء، وجعل العمليات أكثر كفاءة. لكن تمثل مشاركة المعلومات بين الأنظمة المتعددة تحدياً أمام معظم الشركات، وغالباً ما تتطلب تلك المهمة إدخال المعلومات عدة مرات بطرق مختلفة، مما يؤدي إلى تكرار الجهود، وزيادة مخاطر حدوث الأخطاء.
تتيح عمليات مراقبة تدفقات البيانات، وفتح مخازن البيانات، وإزالة الحواجز، عدة مزايا تنافسية وتدفع عجلة الابتكار عن طريق مشاركة الأفكار والمعلومات، ونقل المعرفة، ودعم التعاون. يتمثل التحدي في إتاحة البيانات عبر مختلف تدفقات الأعمال والوظائف دون المجازفة بالأمان أو الامتثال.
ويأتي هنا دور الأنظمة المالية السحابية والموارد البشرية وكشوف الرواتب وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات. إذ تزيل العوائق التي تحول دون مشاركة المعلومات وتوفر أيضاً القدرة على التحكم في الوصول والحفاظ على مسار تدقيق لإعداد التقارير بشكل مؤتمت ومتكامل. يمكن لمنصة سحابية عصرية منح شركتك رؤية موحدة ومباشرة للتصنيع وسلاسل التوريد وإدارة علاقات العملاء والموارد البشرية وإدارة المستودعات.
كما تقلص القدرة على تخصيص تدفقات العمل من المخاطر وتحسن تجربة الموظفين عبر تقليل الأخطاء الناتجة عن أي نقص أو خطأ في المعلومات. كما يصبح التخطيط واتخاذ القرارات على أعلى مستوى أسرع وأسهل. إذ يمكن لكل الأشخاص الوصول إلى البيانات التي يحتاجونها لتزويد وظيفتهم بالمعلومات.
لا تفقد التدفق
عندما لا تكون مؤسستك محسّنة بما يكفي للتدفق، ينتقل العمل بين أعضاء الفريق المشغولين والمنهكين من تأثيرات تبدلات السياق، والاجتماعات المفرطة، وتكرار العمل، وعدم القدرة على التركيز. يؤثر ذلك إلى حد كبير على الجودة وسرعة التسليم. قد تؤدي أتمتة الأنشطة المتكررة منخفضة القيمة إلى توفير وقت فريقك للتركيز على أمور مهمة، ومساعدتهم على إيجاد تدفقهم وتمكين شركتك من الازدهار.
