في خطوة هامة نحو تعزيز الشفافية وحوكمة سوق العمل، أصبح توثيق عقود العمل إلكترونيًا عبر منصة “قوى” إجراء إلزاميًا في المملكة العربية السعودية اعتبارًا من عام 2026.
هذه المنصة التي أطلقتها وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية تهدف إلى تسهيل الإجراءات الإدارية، وضمان حقوق جميع الأطراف في عقد العمل، بما في ذلك صاحب العمل والموظف، من خلال ربط هذه العقود مباشرة بالأنظمة الحكومية مثل التأمينات الاجتماعية ووزارة الموارد البشرية.
تبدأ عملية توثيق عقد العمل إلكترونيًا بتسجيل صاحب العمل الدخول إلى منصة “قوى” باستخدام حساب المنشأة. بعد ذلك، يتوجه إلى قسم “إدارة وتوثيق العقود” في “الخدمات الإلكترونية”، حيث يقوم باختيار “إنشاء عقد جديد”. في هذه الخطوة، يختار صاحب العمل الموظف أو الموظفين المعنيين من قاعدة البيانات، ثم يقوم بإدخال بيانات الموظف، مثل رقم الهوية أو الإقامة وتاريخ الميلاد، بالإضافة إلى تفاصيل العقد الوظيفي مثل الراتب والمسمى الوظيفي وساعات العمل. بمجرد إدخال هذه البيانات، يتم إرسال العقد للموظف للمراجعة والموافقة عبر حسابه الشخصي على المنصة.
من جانب الموظف، تكون عملية التوثيق أكثر بساطة، حيث يتعين عليه تسجيل الدخول إلى حسابه على منصة “قوى”، ثم الانتقال إلى قسم “العقود الوظيفية” ضمن “الخدمات”. بعد مراجعة العقد المرسل من صاحب العمل، يتمكن الموظف من قبوله أو رفضه بناءً على الشروط المعلنة. إذا وافق الموظف على العقد، يضغط على زر “قبول”، ليتم توثيقه فورًا عبر المنصة، وبالتالي يصبح العقد ساريًا وملزمًا.
من خلال هذا النظام الإلكتروني، يصبح توثيق عقود العمل أكثر دقة وسرعة، ويقلل من الأخطاء البشرية أو التأخير الذي كان قد يحدث في العمليات التقليدية. كما يساهم النظام في ضمان حقوق جميع الأطراف بشكل فوري، ويمنع حدوث أي تعارضات قانونية حول شروط العقد أو الأجور. وعلاوة على ذلك، فإن ربط العقد بالتأمينات الاجتماعية ووزارة الموارد البشرية يضمن أن البيانات المسجلة تتماشى مع الأنظمة الحكومية المحدثة.
من النصائح الهامة التي يقدمها الخبراء لعام 2026، ضرورة توثيق العقود فور توقيعها، حيث إن ذلك يضمن للموظف حقوقه ويمنع حدوث أي نزاع مستقبلي حول شروط العمل. كما يمكن للمنشآت توثيق العقود الورقية القديمة والسارية عبر المنصة، مما يساهم في تحويل جميع العقود إلى سجل إلكتروني موحد. من المهم أيضًا التأكد من مطابقة تاريخ المباشرة والراتب المسجل في العقد مع ما هو مسجل في التأمينات الاجتماعية، لتفادي أي مشاكل في المستقبل.
يعتبر توثيق عقود العمل عبر منصة “قوى” خطوة رائدة نحو تطوير بيئة العمل في المملكة، ويعكس التزام الحكومة بتحسين مستوى الخدمات الرقمية وتعزيز العدالة في سوق العمل. من خلال هذا النظام، يمكن لجميع الأطراف المعنية الحصول على ضمانات قانونية وإدارية تساهم في تنظيم العمل وزيادة الإنتاجية.
