بقلم غيرهارد هارتمان، نائب رئيس قطاع الأعمال المتوسطة لدى سايج في منطقة أفريقيا والشرق الأوسط
تعيد الشركات الصغيرة والمتوسطة تصميم طريقة تعاقدها وتفاعلها مع موظفيها وإدارتهم في ظل منافسة قوية على أفضل المواهب، لتصبح شركات مبتكرة تركز على الأفراد. ومع شروعهم في تلك المسيرة، يشكّل البحث في كشوف الرواتب برؤية جديدة أحد أفضل نقاط الانطلاق.
ترى شركات عديدة إدارة كشوف الرواتب كجزء روتيني ومتكرر ومبني على الامتثال من أعمالها. لكن تشكل وظيفة كشوف الرواتب جزءاً رئيسياً من تجربة الموظف. إذ قد تؤدي الأخطاء في تلك الوظيفة إلى تقويض رضا الموظفين، بينما يعزز إتمامها بصورة صحيحة تفاعلهم. كما تعد كشوف الرواتب إحدى أفضل سبل تحسين أوجه الكفاءة.
أتمتة الأنشطة المتكررة ومنخفضة القيمة
لا تزال عدة شركات صغيرة ومتوسطة تطبّق عمليات يدوية أو تستخدم برامج قديمة لإدارة كشوف الرواتب لديهم. وتعتمد تلك الشركات بشكل كبير على رسائل البريد الإلكتروني وجداول البيانات وحتى الورق لإدارة عمليات كشوف الرواتب لديهم. تفتح تلك الطريقة الباب للأخطاء البشرية، وتهدر وقتاً يمكن استثماره في أعمال ذات أهمية استراتيجية، وقد تتسبب بإحباط الموظفين.
غيّر ابتكار برامج الرواتب الحديثة القائمة على الحوسبة السحابية ذلك السيناريو.فأصبحت اليوم حلول كشوف الرواتب عبر الإنترنت ميسورة التكلفة ومتاحة للمؤسسات من مختلف الأحجام.
إدارة الشؤون المالية والعمليات والأفراد
بمجرد أتمتة المؤسسة لكشوف الرواتب، تبني أساساً يمكنها عبره تقديم تجارب أفضل للموظفين واتخاذ قرارات تعتمد على البيانات. وفي ظل أتمتة كشوف الرواتب، تتطلع عدة شركات صغيرة ومتوسطة إلى اعتماد حل متكامل لكشوف الرواتب والتمويل والموارد البشرية. ويمكن لذلك دعم أتمتة الأنشطة المتكررة ذات القيمة المنخفضة عبر كل أنحاء الشركة.
وإذا أجريت أي تعديلات على تفاصيل الموظف في برنامج الموارد البشرية، على سبيل المثال، فيمكن تحديث البيانات المالية وكشوف الرواتب تلقائياً. يوفر ذلك المزيد من الوقت ويحسن جودة البيانات. ويُتاح لأي شخص في المؤسسة الوصول إلى رؤى حول الأعمال بناءً على بيانات سليمة وموثوقة. يساعد ذلك الفرق على التعاون لاتخاذ قرارات أفضل حول النمو والقوى العاملة بناءً على إحصاءات آنية.
تمكين الموظفين من مساعدة أنفسهم
تشكل كشوف الرواتب نقطة اتصال مهمة ضمن رحلة الموظف مع الشركة. وبالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة التي تسعى للتحول إلى شركات مبتكرة تركز على الأفراد، تعد الخدمة الذاتية للموظفين وسيلة قوية لتحسين رضا الموظفين.
وعن طريق الخدمة الذاتية، يمكن للموظفين استخدام موقع إلكتروني أو تطبيق للتقدم بطلب إجازة، وإدارة مطالبات المصروفات، وتحديث التفاصيل الشخصية مثل بيانات الحسابات المصرفية والمعلومات العائلية، والتقدم للحصول على تدريب، الاطلاع على كشوف الرواتب الحالية والسابقة. وفي نفس الوقت، يمكن للمديرين الموافقة على الطلبات وإدارة مراجعات الأداء وعرض جداول الإجازات وغير ذلك الكثير.
يلغي ذلك العمليات اليدوية المتكررة ويمنح الموظفين وفريق الرواتب وقتاً ثميناً، مما يساعد الشركات الصغيرة والمتوسطة على قضاء وقت أقل في الإدارة وتخصيص المزيد من الوقت للتركيز على الأنشطة الاستراتيجية. كما تمكّن الخدمة الذاتية الموظفين من امتلاك بياناتهم الشخصية والتواصل مع قسم الموارد البشرية وكشوف الرواتب في الوقت المناسب لهم.
ما القادم خلال الفترة المقبلة؟
رغم عدم وجود ارتباط تقليدي بين كشوف الرواتب والابتكار، يمكننا توقع تغيير التكنولوجيا الرقمية لتلك الوظيفة إلى حد بعيد خلال السنوات المقبلة. ومع مساعدة التعلم الآلي والذكاء الاصطناعي للشركات الصغيرة والمتوسطة على تبسيط أعمالها، يمكننا توقع بدء اختراق تلك التكنولوجيا لكشوف الرواتب.
يمكننا مثلاً تصور اعتماد روبوتات محادثة مدعومة بالذكاء الاصطناعي للإجابة عن أسئلة الموظفين حول كشوف الرواتب أو تقديم طلبات الإجازات. كما قد تؤدي أتمتة العمليات باستخدام الروبوتات والذكاء الاصطناعي دوراً أكبر في أتمتة عمليات المكاتب الداعمة، مثل صياغة التقارير أو تحديد حالات الخلل وتصحيح الأخطاء في كشوف الرواتب. لا تزال رحلة الابتكار الرقمي لكشوف الرواتب في بداياتها.
